Assistante ou Assistant de la responsable des soins de la Division privée - 80%HUG

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

La Division privée des HUG garantit l'accès à des thérapies et à des traitements à la pointe de la recherche médicale et à des prestations hôtelières haut de gamme. Elle se décline en sept unités de soins qui couvrent plus de 24 spécialités de médecine et chirurgie et offre aux patientes et patients un accueil et des soins de qualité, des prestations de pointe et l'accès à un plateau technique ultra performant, tout en veillant à leur confort et à leur bien-être.

Rattaché ou rattachée directement à la Responsable des soins (RS), vous assurez l'organisation et la gestion complète du secrétariat des soins de la Division privée (DP) avec un haut niveau d'autonomie, d'efficacité et de fiabilité. Votre connaissance de l'institution, de ses processus et de ses enjeux vous permet d'intervenir de manière pertinente et cohérente dans le suivi des dossiers et la coordination des activités.

À ce titre, vous assurez la coordination des activités de la Responsable des soins et contribuez à la fluidité du fonctionnement de la Division privée. Vous organisez et pilotez la gestion des agendas, coordonnez les séances et en assurez le suivi complet : préparation des ordres du jour, collecte et consolidation des informations, suivi des dossiers, rédaction des procès-verbaux et mise en œuvre du suivi des décisions.

Véritable partenaire organisationnel de la Responsable des soins, vous participez au suivi des priorités stratégiques, à la coordination de projets et à la gestion des échéances. Vous assurez la mise à jour des tableaux de bord, le suivi d'indicateurs liés notamment aux effectifs, aux ressources et aux budgets, et veillez à la circulation efficace de l'information entre les différents acteurs concernés.

En collaboration étroite avec les cadres soignants de la Division privée, vous coordonnez le suivi des horaires et des absences des responsables d'équipe et contribuez à l'intégration ainsi qu'à l'accompagnement administratif du nouveau personnel selon les délégations définies par votre hiérarchie.

Grâce à votre aisance relationnelle et à votre vision transversale des activités, vous jouez un rôle clé d'interface entre les équipes soignantes, les services supports, les partenaires internes et externes. Vous veillez à la cohérence des actions menées, favorisez la collaboration et contribuez activement à l'avancement des projets et des dossiers institutionnels.

Vous assurez un soutien organisationnel, communicationnel et de coordination indispensable à la conduite des activités et des projets de la division. Par votre capacité à anticiper, à prioriser et à analyser les situations, vous êtes un acteur central dans le suivi des dossiers complexes et la mise en œuvre des décisions.

Votre professionnalisme, votre autonomie, votre sens de l'initiative et votre capacité à coordonner de multiples interlocuteurs et interlocutrices vous permettent d'évoluer dans un environnement exigeant, tout en garantissant la confidentialité des informations traitées et le respect des règles institutionnelles.

Titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce complété d'une formation administrative de niveau brevet fédéral d'assistante ou assistant de direction ou d'une formation de secrétariat médical, vous disposez d'au moins cinq ans d'expérience réussie dans la gestion complète d'un secrétariat, idéalement auprès d'une direction et dans les soins. Vous maîtrisez parfaitement la langue française à l'oral comme à l'écrit et possédez une excellente aisance rédactionnelle. Une maîtrise de l'anglais ou de l'allemand est requise. La connaissance d'une autre langue constitue un atout.

Idéalement vous avez une connaissance des HUG, de leur organisation, de leurs processus et de leurs enjeux, ce qui vous permet d'intervenir avec pertinence et d'être rapidement opérationnel ou opérationnelle, ou d'un environnement similaire. Vous travaillez de manière autonome, savez prendre des décisions sans supervision constante et anticipez les besoins de vos interlocutrices et interlocuteurs. Votre esprit d'analyse et votre vision stratégique vous permettent de structurer les informations, de hiérarchiser les priorités et de contribuer activement aux projets de la division.

Vous maîtrisez les outils informatiques usuels, notamment Word (niveau ECDL Advanced ou équivalent), Excel, PowerPoint, le Standard Web et les outils collaboratifs Microsoft 365 (OneDrive, Teams, SharePoint). Une expérience avec les applications SmartRecruiters, Vision RH ou e-Process constitue un avantage important.