Secrétaire – assistante ou assistant de l’Adjointe de la Responsable des soins des blocs opératoires – 80%HUG

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

La Direction des soins incarne l'autorité en matière de soins. Elle a pour mission de garantir la qualité et la sécurité des soins au sein de l'établissement. A ce titre, la Direction des soins a droit de regard sur l'ensemble des activités des soins (infirmiers, infirmières et différents corps professionnels de santé). Pour remplir sa mission, elle s'appuie sur trois pôles d'expertises : pratiques professionnelles, interprofessionnalité et transformation dans les soins.

Dans cette fonction, vous assurez le secrétariat de l'Adjointe Responsable des soins et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'organisation. Vous veillez à la fluidité des activités administratives et opérationnelles, en gérant l'agenda et la messagerie de manière proactive, en préparant les dossiers et les documents nécessaires, et en garantissant la qualité des communications internes et externes. Votre rôle permet à la hiérarchie de se concentrer sur les tâches stratégiques, tandis que vous prenez en charge la coordination des aspects pratiques et organisationnels.

Vous êtes responsable de l'organisation et du suivi des réunions, de la rédaction des comptes rendus et de la gestion des courriers. Vous assurez également le suivi des entrées et sorties de personnel, en veillant à l'accueil et à l'intégration des collaborateurs et collaboratrices. Votre sens du service et votre rigueur garantissent un accueil téléphonique et physique de qualité, attendu dans un secrétariat de direction.

En tant qu'interface entre l'Adjointe Responsable des soins et les différentes parties prenantes, vous relayez les informations de manière claire et précise, participez à certaines réunions et contribuez à maintenir une communication fluide et efficace au sein du département. Vous organisez les déplacements professionnels et participez à l'organisation d'événements internes, en coordonnant les acteurs impliqués et en assurant le respect des budgets.

Vous êtes également amené ou amenée à suivre des projets transversaux, à coordonner les différents intervenantes et intervenants et à assurer le suivi administratif et financier, notamment par le traitement des notes de frais et la validation des factures. Votre capacité à anticiper les besoins et à gérer les imprévus sera essentielle pour garantir la continuité et l'efficacité des activités.

Enfin, vous assurez la confidentialité des informations sensibles et stratégiques, en particulier celles liées aux ressources humaines et aux décisions de la direction. Vous savez réagir rapidement face aux urgences et imprévus, en apportant un soutien fiable et discret dans toutes les situations.

Vous êtes titulaire d'un diplôme ou d'un CFC employé ou employée de commerce ou titre jugé équivalent

Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire.

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée ainsi que de très bonnes connaissances informatiques.

Vous avez une excellente maîtrise des outils Microsoft 365 et des outils de communication.

Vous avez une facilité rédactionnelle et une aisance dans les contacts.

Vous avez un sens relationnel élevé.

Vous êtes proactif ou proactive, force de proposition.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées et avez un sens aigu de la confidentialité.