Secrétaire de la directrice académique - 20%HUG

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Comptant près de 1'400 collaboratrices et collaborateurs, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pôle médical centré sur la personne âgée est répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour (Stern) et Joli-Mont.

Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences gériatriques et aux soins intermédiaires de l'Hôpital des Trois-Chênes, des unités aigues dont certaines centrées sur les syndromes gériatriques, des unités de réadaptation gériatriques, musculosquelettique, cardiologique, neurologique et oncologique, et des unités de longs séjours. Il comprend également un service de soins palliatifs spécialisées, une unité de gériatrie communautaire, une unité de gériatrie de liaison et le Centre de la mémoire.

Situé au cœur d'un parc sur le domaine de Belle-Idée, l'Hôpital des Trois-Chêne accueille des personnes dont l'état de santé nécessite une hospitalisation pour des soins gériatriques ou des traitements de réhabilitation. L'Hôpital dispose d'une unité de pointe en radiologie, de soins intermédiaires ainsi que d'un service d'urgence pouvant accueillir des patients et patientes de 75 ans et plus, hors urgence vitale.

Rattachée ou rattaché au secrétariat de la directrice académique, vous l'assistez administrativement et assurez de manière autonome la gestion de l'organisation du Collège académique du Département de réadaptation et gériatrie, la préparation du mandat d'audit et de la visite du doyen.

Vous organisez les rendez-vous, les séances en gérant l'agenda électronique de la directrice académique. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séances et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction. Vous recueillez les informations nécessaires à la constitution de dossiers pour la prise de décisions et en assurez le suivi, et vous classez les documents numériques envoyés à l'UNIGE pour les chercheurs et chercheuses et invitées et invités.

Vous soutenez administrativement les collaboratrices et collaborateurs rattachés directement à la directrice académique.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d'un secrétariat comme par exemple les commandes de matériel, les demandes de remboursement, la facturation et la gestion du budget.

Au sein de l'équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 2 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu académique.

Possédant une excellente expression écrite et orale, vous maitrisez parfaitement la langue française (la connaissance d'une autre langue est un atout.)

Vous êtes à l'aise avec l'utilisation des outils informatiques usuels pour cette fonction (Pack Office - utilisation avancée d'Excel, de Word et de Powerpoint ainsi que de Puma pour l'UNIGE.)

Faisant preuve de proactivité, vous êtes une personne reconnue pour votre flexibilité, votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités. Doté ou dotée d'un bon sens relationnel, vous savez développer des relations constructives avec vos interlocuteurs.

Vous avez le sens de la confidentialité.