Secrétaire adjoint ou adjointe de responsable des soins - 100%HUG

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

Comptant près de 1'400 collaborateurs et collaboratrices, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pôle médical centré sur la personne âgée et est composé de 6 services répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l'hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l'âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative.

Grâce à votre aisance relationnelle et à votre proactivité, vous contribuez activement au bon fonctionnement du secrétariat. Vous assurez de manière autonome la gestion des agendas, le traitement des appels téléphoniques, de la correspondance ainsi que des messageries de l'adjoint ou adjointe de responsable des soins.

Vous préparez et organisez les réunions, en assurez le suivi et rédigez les comptes rendus des colloques, séances et groupes de travail.

À l'aise avec les outils Microsoft 365, vous proposez et mettez en place des solutions de gestion adaptées aux besoins des équipes, tout en en assurant le suivi.

Vous veillez à la mise à jour des tableaux de bord du service, au suivi des activités du personnel et à la circulation fluide des informations, tant ascendantes que descendantes.

Vous participez également à la gestion et à la planification des formations, notamment en assurant le suivi des inscriptions et l'envoi des convocations.

Enfin, votre sens du service et votre polyvalence vous permettent de vous adapter aux besoins de l'institution et d'intervenir efficacement au sein de différents services.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'un diplôme d'une école supérieure de commerce. Une certification ECDL, niveau Advanced pour Word et Standard pour Excel, est requise.

Vous justifiez de plusieurs années d'expérience réussie dans une fonction similaire.

Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l'oral qu'à l'écrit, et disposez d'excellentes capacités rédactionnelles.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils Microsoft 365 ainsi que des applications HUG ; la connaissance du logiciel Vision RH constitue un atout. Vous êtes également à l'aise avec les outils collaboratifs tels que Teams, SharePoint et OneDrive.

Autonome et proactive ou proactif, vous êtes reconnu ou reconnue pour votre flexibilité, votre sens de l'organisation et votre aptitude à gérer les priorités.

Vous savez faire face aux imprévus avec efficacité et gérez sereinement les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité.