Office Manager/EA H/FLHH

The Adecco Group Switzerland

Une organisation internationale, active dans le secteur du transport et de la logistique et regroupant un large réseau mondial de membres, recherche un Office Manager/EA.

Cette personne contribuera à assurer la continuité des opérations pendant l'absence temporaire d'un collaborateur et viendra en appui direct au Directeur Général ainsi qu'à l'équipe du siège.

Les tâches incluent :

• la gestion administrative,
• la coordination des inscriptions à une réunion annuelle rassemblant environ 200 participants,
• la communication avec les membres de l'organisation.

Le rôle requiert autonomie, discrétion, excellentes compétences organisationnelles, sens du service et capacité à travailler dans un environnement international dynamique.

L'anglais est la langue de travail.

Responsabilités principales:

1. Assistance directe au Directeur Général:

• Gérer et organiser le courrier officiel et les correspondances.
• Préparer, mettre en forme et envoyer les communications officielles ; assurer le suivi des tâches administratives quotidiennes.
• Apporter un soutien administratif pour divers dossiers gérés par le Directeur Général.
• Assurer la continuité des tâches administratives habituellement traitées par la personne absente.
• Pendant les déplacements du Directeur Général, travailler avec un haut niveau d'autonomie et coordonner au besoin avec la personne déléguée.

2. Administration liée à la réunion annuelle du siège:

• Gérer l'ensemble du processus d'inscription pour environ 200 participants.
• Préparer, vérifier et émettre les lettres d'invitation pour les demandes de visa.
• Coordonner les réservations de salles, la restauration et la logistique générale avec le centre de conférence.
• Gérer les confirmations pour les déjeuners, dîners et autres activités connexes.
• Servir de point de contact pour les questions logistiques des participants.

3. Coordination des membres et de la facturation:

• Traiter les candidatures de nouveaux membres associatifs.
• Préparer, suivre et relancer les factures liées à l'adhésion (environ 105 membres).
• Assurer la liaison avec les candidats, les membres et le Directeur Général pour garantir un traitement fluide et dans les délais.

4. Administration générale du bureau:

• Soutenir les besoins administratifs quotidiens du siège.
• Tenir à jour les dossiers internes, bases de données et systèmes de classement.
• Contribuer à la préparation des réunions de la direction, du conseil étendu et des instances dirigeantes (ordres du jour, logistique, comptes rendus).
• Participer à la préparation de l'Assemblée générale.

Compétences et expérience requises:

• Expérience confirmée en administration, idéalement dans un environnement international ou au sein d'une organisation basée sur des membres.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Très bon niveau d'autonomie, de fiabilité et de professionnalisme.
• Excellentes compétences de communication orale et écrite en anglais.
• Sens aigu de la confidentialité.
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Expérience dans l'organisation d'événements ou de réunions (connaissance de CVENT : atout).
• Aptitude à travailler dans un cadre multiculturel.