Secrétaire – 100%HUG

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.
Le poste est rattaché au Département d'exploitation. Ce département a pour mission d'assurer l'intendance et la logistique nécessaires au bon fonctionnement de l'ensemble des HUG, en matière de restauration, nettoyage et désinfection des locaux et hygiène du linge. Il gère également le service de stérilisation, le service biomédical et équipements ainsi que Cressy-Santé. Plus de 1'300 professionnelles et professionnels réalisent leurs missions au quotidien dans souci constant d'exigence, avec le sens du service et de la responsabilité environnementale.
Le Service restauration regroupe sept cuisines et onze pôles de restaurations (brasserie, cafétéria-restaurant, café, sandwicherie) qui servent quelques 9'000 repas par jour. Ce service a pour mission d'offrir des prestations de qualité et des moments agréables et conviviaux à la patientèle, au personnel et à la clientèle, par un service attentif aux critères d'une alimentation équilibrée et variée répondant aux exigences élevées d'hygiène et de saveur. Le Service restauration propose également un service traiteur (banquets, apéritifs, etc.) sur les différents sites de l'institution. Dans l'ensemble des HUG, le Service restauration mise sur les produits frais et les produits du terroir, labellisés Genève Région Terre Avenir.

Dans le cadre de votre fonction, vous assurez le secrétariat du secteur restauration des sites externes. Vous effectuez également des tâches comptables et administratives liées au fonctionnement opérationnel du secteur ainsi qu'à la gestion du personnel.

Rattaché ou rattachée au responsable de secteur, vous collaborez étroitement avec les équipes de cuisiniers et cuisinières et d'employées et employés de restaurant, les cheffes et chefs d'équipe et les chefs et cheffes de groupe afin de garantir une organisation administrative efficace.

Vous assurez la saisie des plannings des collaborateurs et collaboratrices, le traitement du courrier, la rédaction de documents administratifs et de procès-verbaux, la gestion des dossiers et fichiers informatiques ainsi que l'organisation des réunions et des rendez-vous. Vous gérez également les appels téléphoniques et les relations clients en lien avec les prestations hôtelières ainsi que les réservations des salles de colloques.

Par votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous contribuez à la qualité du fonctionnement du secrétariat et participez à l'amélioration continue des pratiques du service dans le respect des procédures en vigueur. Vous collaborez de manière fluide avec les équipes du secteur et du service restauration.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou dans le domaine de la restauration (ou d'une formation jugée équivalente) et disposez d'au moins 3 ans d'expérience dans l'autre domaine.

Vous possédez de très bonnes compétences rédactionnelles et administratives (correspondance, rapports, statistiques, procès-verbaux). Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et savez gérer des documents, fichiers et échéanciers avec méthode et précision.

Dotée ou doté d'un bon sens de l'organisation, d'une excellente communication et d'un esprit d'équipe, vous êtes capable de gérer les priorités, de travailler de manière autonome et de maintenir des relations professionnelles courtoises et respectueuses.

Votre discrétion, votre sens du service et votre capacité d'adaptation vous permettent d'évoluer efficacement dans un environnement hospitalier exigeant.