Executive Assistant (m/f/d) 100%Michael Page

Sie werden 2-3 Führungskräfte unterstützen, alle administrativen und organisatorischen Angelegenheiten des Tagesgeschäfts erledigen und als Ansprechpartner für verschiedene interne und externe Interessengruppen fungieren. Darüber hinaus werden Sie eng mit der Assistentin des CEO zusammenarbeiten und sie bei Bedarf unterstützen.

• Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben u.a. sehr komplexe Reiseorganisation über das Tool TravelPerk
• Spesenerfassung mittels vorhandenem Tool
• Terminkoordination und aktives Management mehrerer Kalender
• Organisation von mehrtätigen Management-Meetings
• Unterstützung & Koordination bei internen Projekten in verschiedensten Bereichen
• Unterstützung und Stellvertretung der CEO-Assistentin
• Koordination von Besprechungen vor Ort, internen Veranstaltungen usw.
• Verfassen und Bearbeiten von Briefen, E-Mails und Dokumenten und Sicherstellung der Nachbereitung
• Begrüßung und Check-in von Kunden und anderen Gästen bei Sitzungen und Veranstaltungen

• Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben nahtlos zu erledigen und Prioritäten zu setzen, mit viel Liebe zum Detail.
• Erfahrung in der Nutzung von E-Signing Tools wie DocuSign
• Erfahrung in der Unterstützung der oberen Führungsebene in einem internationalen dynamischen Umfeld und dem damit verbundenen Kalenderhandling und Reisebuchungen über entsprechende Tools
• Sehr gute Englisch und Deutsch Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Ehrgeizig, flexibel und bereit, in Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen zusätzliche Stunden zu arbeiten und in Notfällen an Wochenenden und nach Geschäftsschluss auf Abruf zur Verfügung zu stehen
• Bereitschaft drei Mal pro Woche im Büro in St. Gallen zu arbeiten
• Ausweisung eines hohen ethischen Niveaus und der Fähigkeit, alle Situationen und Unterlagen jederzeit vertraulich zu behandeln
• Belastbarkeit und rasche Auffassungsgabe