Empfang/Office Management GER/FR 100% (m/w/d)Michael Page

Für unseren Kunden, eine Vermögensverwaltung mit Sitz in Zug, suchen wir nach Vereinbarung, nach einem Gastgeber/einer Gastgeberin. Ihr Beitrag wird nicht nur geschätzt, sondern auch entscheidend sein, um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse sicherzustellen und das Team auf Erfolgskurs zu halten. Sie werden das erste Gesicht der Unternehmung repräsentieren und mit Ihrer einladenden Persönlichkeit eine entscheidende Rolle spielen.

• Organisieren Sie interne und externe Meetings
• Koordinieren Sie regelmässige interne und ausserhalb des Büros stattfindende Veranstaltungen
• Pflegen Sie enge Beziehungen zu lokalen Behörden und anderen Dienstleistern, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten
• Verwalten und pflegen Sie verschiedene administrative Datenbanken
• Proaktiv verwalten Sie Ihr kollektives E-Mail-Postfach, damit wichtige Nachrichten nicht übersehen werden und Sie stets auf dem Laufenden sind
• Halten Sie Ihren Empfangsbereich, Besprechungsräume und Besprechungsraumpläne in einwandfreiem Zustand, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen
• Begrüssen Sie Gäste herzlich und selbstbewusst, um ihnen ein positives Gefühl des Willkommenseins zu vermitteln
• Behandeln Sie eingehende Anrufe in deutscher und französischer Sprache professionell und leiten Sie sie entsprechend weiter
• Verwalten und bestellen Sie Büromaterialien und empfangen und sortieren Sie Ihre Post und Lieferungen
• Unterstützen Sie sich bei der Verwaltung der Gebäudewartung und reagieren Sie schnell und effektiv auf ad-hoc auftretende Probleme

• Erfolgreiche abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrungen im Assistenzwesen (idealerweise in einer ähnlichen Position)
• Berufserfahrung im Empfangsbereich mit; eine Ausbildung als Hotelfachmann/-frau oder Hotelkaufmann/-frau ist von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Programme (Word, Power Point, Excel) sind eine Voraussetzung
• Ausgezeichnete Deutsch -und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse mindestens auf einem B1/B2 Niveau
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie einen hohen Grad an Eigeninitiative und Genauigkeit
• Sie sind ein Teamplayer und haben Freude in einem dynamischen und lebhaften Betrieb zu arbeiten
• Sie verfügen über ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, sind selbständig, kommunizieren klar und offen und sind flexibel
• Charakterstärken die Sie auszeichnen: Dienstleistungsorientierung, Selbständigkeit und Organisationstalent